a) doslovné znenie prijatých správ s uvedením odosielateľa, spôsobu a doby prevzatia (napr. záznam telefonátu), záznam a nahrávanie telefonátu mať k dispozícii,

 

b) doslovné znenie odoslaných správ s uvedením ich prameňa, adresátov, spôsobu a času odoslania,

 

c) obsah príkazov,

 

d) opis vykonaných opatrení,

 

e) výsledky povodňových prehliadok.

 

Zápisy do Povodňového denníka vykonávajú len osoby tým poverené; sú povinné každý zápis podpísať.

Každá správa sa zaznamenáva nasledujúcim spôsobom:

 

A. Telefonické správy (fonogramy) sa zapisujú do Záznamníka prijatých a odoslaných správ, tiež sa môžu telefonické správy nahrať na diktafón a neskôr prepísať buď ručne do Záznamníka prijatých a odoslaných správ alebo na počítači, správe sa pridelí Evidenčné číslo, ďalej od koho bola prijatá, kedy bola prijatá, jej zápis, komu.

 

B. Pri správach, ktoré sú už v tlačenej forme, napr. fax, e-mail alebo iná písomnosť, fotografie, mapy, kópie novinových článkov a pod. sa pridelí Evidenčné číslo zo Záznamníka prijatých a odoslaných správ (do Záznamníka sa uvedú iba údaje kedy a od koho správa prišla, komu a ako bola odovzdaná, ďalej stručný názov správy a obsah), správa sa týmto číslom označí a uloží do Dosiek na ukladanie dokumentov, ide o dosky s rýchloviazačom.